OHJEITA MATKA-AVUSTUKSEN TEKEMISEEN
- Voinko osallistua talkoisiin milloin vaan?
Vastaus: Kyllä, kaikkina iltoina voivat kaikki vanhemmat osallistua. Luokkien omana vastuuiltana olisi kuitenkin hyvä löytää oman luokan vanhemmista vähintään kaksi vanhempaa, jotka voivat sitoutua jäämään talkoiden loppuun asti laittamaan paikat kuntoon seuraavaa päivää varten.
- Miten ja mihin voin toimittaa lahjoituksia?
V: Lahjoitukset voi toimittaa vahtimestarin koppiin arkisin klo 9.30-17.00 välisenä aikana. Muistattehan merkitä lahjoitukseen lapsenne nimen ja luokan, jotta aktiivisuuspisteet saadaan kohdistettua oikealle luokalle.
- Millaisia lahjoituksia voin tuoda?
V: Lahjoituksia (erityisesti määrällisesti huomattavia) otetaan ilomielin vastaan, ja toivomme niistä tietoa mahdollisimman pian, jotta vastaavia hankintoja ei mennä turhaan tekemään. Tervetullutta on siis kaikki markkinoihin liittyvä; kuivatut hedelmät (puristetut taatelit sekä luumut), maito- ja lihatuotteet, suosittuihin karkkikransseihin käytettävät punaiset ja siniset Marianne-karkit, leivonta-aineet, pakkausmateriaalit, jouluiset kankaat hilloke- ja sinappipurkkien kansien peitoksi jne. Mikäli luokallanne on kontakteja tämän tyyppisiä tuotteita edustaville yrityksille, toivomme teidän käyttävän niitä hyväksenne ja yhteiseksi hyväksemme! Markkinoiden yhteydessä järjestetään myös lasten arpajaiset eli heille sopivia ja suunnattuja palkintoja kaivataan kipeästi.
- Miten osallistumiseni talkoisiin tai antamani lahjoitukset vaikuttavat lapseni luokan matka-avustukseen?
V: Talkooiltoihin osallistumisista ja lahjoituksista kukin luokka saa aktiivisuuspisteitä. Aktiivisin luokka saa suurimman avustuspotin vaihtomatkaa varten.
- Ohjeita matkaluokille (4. ja 8. luokat):
Matkaluokille on kaikille varattu oma pöytä joulumarkkinoille; tilan järkevän käytön perusteella ne tullaan sijoittamaan joko saliin tai aulatiloihin ja paikat jaetaan arpomalla. Tavallisimmin 4.-luokkien pöydät ovat olleet salin edessä olevassa aulatilassa ja 8.-luokkien saliin sisään tultaessa heti oikealla.
Luokkien ei tule pitää pöydissään “kilpailevia” tuotteita yhdessä talkooilloissa tehtyjen tuotteiden kanssa; poissuljettuja ovat siis esim. sinapit, kuivat kahvikakut, quichet jne.- sipulikeittoon tuskin kukaan haluaa jo logistisistakaan syistä ryhtyä! Toivomuksena on myös, että myyntiin tulevat artikkelit liittyisivät jollain tapaa jouluun, mutta sehän on esim. käsitöiden ja koristetavaroiden osalta käsitteenä aika laaja mahdollistaen näin aika runsaan tuoteskaalan. Tarkoitus ei tietenkään ole ‘tappaa luovuutta’, mutta kyseessä on kuitenkin ensisijaisesti koko koulun hyväksi järjestetty tapahtuma, jossa matkaluokille annetaan mahdollisuus toimia myös ‘omaan piikkiinsä’. Tämä on aina hyvä pitää mielessä, kun tuotteita markkinoille pohditaan ja leivonnaisten osuus on sen vuoksi keskimäärin ollut matkaluokilla hyvin rajattua, ellei olematonta. Huomioittehan myös, että myyntiartikkeleiden tulee olla pakattuja, eikä siis paikan päällä nautittavia.
Kysymys: Suunnitelmissamme oli leipoa saaristolaisleipää joulumarkkinoille. Nyt kuulimme, että toisella kasiluokalla sama idea. Voitko opastaa, kuinka voimme koordinoida joulumarkkinoiden myyntiä? Meillä ei ole yhdysvanhempien yhteystietoja. Kiitos paljon.
Vastaus: Näin on varmasti tapahtunut aiemminkin ja mahdollinen koordinaatio matkaluokkien kesken on tapahtunut “privaatisti” ihmisten tuntiessa toisiaan yli luokkarajojen. Tuotteet ovat kuitenkin joka tapauksessa aina erinäköisiä ja eri lailla pakattuja, joten kaikille riittänee ostajia- onhan tavan ruokakaupassakin useita kymmeniä erilaisia leipiä tarjolla. 🙂
Yhdysvanhempien yhteystietojen levittämiseen emme voi nykyisen henkilötietosuojalain puitteissa lähteä- ne on luovutettu koulun ja vanhempainyhdistyksen käyttöön, eikä erillisen kirjallisen suostumuksen kerääminen jokaiselta ole tässä vaiheessa mahdollista.
Mikäli koette tällaisen koordinoinnin välttämättömäksi, parhaimmat mahdollisuudet näissä puitteissa siihen lienee matkaluokkien luokanvalvojilla, sillä he yleensä ovat tietoisia matkaryhmien aloitteista ja siitä, mitä kollegat ovat omien luokkiensa kanssa miettineet.
4.- ja 8.-luokkien matkat ovat koulun projekteja ja Ystävien rooli niissä keskittyy rahallisen avustuksen lisäksi tukemaan luokkien omaa varainkeruuta mahdollistamalla tapahtumatiedotuksen eri kanavissa sekä tarjoamalla mahdollisuuden osallistua koko koulun oppilastyön hyväksi järjestettäviin joulumarkkinoihin. Matkaluokkien väliseen työnjakoon tai esimerkiksi keskinäisiin tuotevalikoimakysymyksiin eivät resurssimme kuitenkaan valitettavasti riitä.
- Yrittäjäkurssilaiset:
Olemme joku vuosi sitten päättäneet tukea ‘vuosi yrittäjänä’-kurssilaisia tarjoamalla heille mahdollisuuden omaan myyntipisteeseen pääaulan yhteydessä. Seuraavassa käytännöt ja ohjeistus heille:
Aulaan mahtuu korkeintaan 3 pientä pöytää heti sisään tullessa vasemmalla ennen portaiden juureen asettuvaa ystävien omaa kukkamyyntiä. Kuten oikeassakin yrityselämässä, nopeat syövät hitaat, joten varaukset otetaan saapumisjärjestyksessä (varaukset: joulumarkkinat@hrsk-ystavat.com).
Lähtökohtana on, että vain ja ainoastaan ruokasalissa on tarjolla/myytävänä paikan päällä nautittavia tuotteita- muualta löytyvät tuotteet myydään pakattuina. Tämä on myöskin siisteyden ja turvallisuuden kannalta tärkeää; erityisesti aulaan pakkautuu todella paljon markkinavieraita, joista runsaasti pieniäkin lapsia.
Yrittäjäkurssilaiset siivoavat jälkensä ja palauttavat pöydät niille kuuluville paikoille itse.
- Voiko jokainen luokka varata kirpputoripöydän markkinoille?
Vastaus: Kyllä voivat (joulumarkkinat@hrsk-ystavat.com), mutta huomioittehan, että paikkoja on rajoitetusti. Kirpputori pidetään alakoulun käytävässä juhlasalin ja lasiovien välisessä tilassa (ei kuitenkaan salin ovien edessä olevassa aulassa, johon sijoitetaan matkaluokkien myyntipöytiä). Pöydät tulevat samalla käytävällä sijaitsevista luokista ja ne sijoitetaan käytävälle niin, että paloturvallisuusmääräysten mukainen kulku on mahdollista. Pöydät jaetaan saapumisjärjestyksessä tai arpomalla, mikäli niistä syntyy erimielisyyksiä (toivomme kuitenkin kaikille matkaan mukavaa joulumieltä!). Huomioittehan, että kirpputoripöydät ovat nimenomaisesti tarkoitettu käytetyn tavaran myyntiin eli niissä ei myydä/markkinoida uusia tuotteita.
- Paljonko pöytä maksaa?
V: 15 euron pöytävuokra käydään maksamassa markkinapäivänä ennen klo 12 käteisellä vahtimestarin kopissa rahaliikennettä hoitavalle rahastonhoitajalle, jolla on lista varauksen tehneistä luokista.
- Saako pöydän viereen tuoda myös vaaterekin?
V: Mahdolliset rekit, jotka täytyy siis tuoda itse, voidaan sijoittaa pöytien päähän. Tilassa olevia naulakoita voi käyttää hyödyksi oman myyntipisteen kohdalla.
- Milloin ja miten pöydät varataan?
V: Pöydän varaaminen ja tavaran tuominen on mahdollista lauantaista klo 12 alkaen, mutta emme vastaa niiden valvonnasta, joten voitte halutessanne esimerkiksi peittää pöydän isolla liinalla tai lakanalla. Sunnuntaiaamuna ovet suljetaan klo 11 ennen niiden avautumista markkinayleisölle klo 12, joten kaikkien myyjien- niin ystävien kuin luokkien omienkin- tulee olla paikalla viimeistään tuolloin klo 11.
- Entä, kun markkinat ovat päättyneet?
V: Markkinoiden sulkeuduttua yleisöltä kaikki kirpputoritavara tulee kerätä ja vielä pois luokkien omasta toimesta. Muistutattehan luokkianne siitä, että sen enempää kirpparipöydät kuin matkaluokkien myyntipöydätkään eivät kerrallaan tarvitse kovinkaan montaa tekijää (liian väen pöydän takana on jopa huomattu karkottavan ostajia!), mutta salin myyntipisteisiin tarvitaan runsaasti myyjiä- myös kerryttämään aktiivisuuspisteitä!
Kirpputorikysymyksiä lauantaina ja sunnuntaina koordinoi paikan päällä hallituksen jäsen.
Ottaen huomioon jokaisen matkaluokan varainkeruun tärkeyden koulun opetussuunnitelmaan sisältyvien vaihtomatkojen osalta, ystävät pyrkivät osaltaan tukemaan sitä varmistamalla maksimaalisen näkyvyyden luokkien järjestämille tapahtumille tai muille myyntikampanjoille. Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa:
– tieto tulevista tapahtumista/myynneistä julkaistaan sekä ystävien facebook-, instagram- ja nettisivuilla otsikon alla ‘mainokset’ että mahdollisuuksien mukaan wilmassa ‘tiedotteet’-osastossa
– edellä mainittujen lisäksi ne lähetetään myös sähköpostitse kaikkien luokkien yhdysvanhemmille jaettavaksi edelleen vanhemmille maksimissaan kahteen eri otteeseen (alkuperäinen ja mahdollinen muistutusviesti pyynnöstänne)
Jotta tämä järjestely voisi toimia mahdollisimman tehokkaasti, pyydämme tiedotteiden ja mainosten lähettäjiä ja/tai yhdysvanhempia huomioimaan seuraavat tärkeät asiat:
– valmis materiaali tulee lähettää osoitteeseen hallitus@hrsk-ystavat.com; me emme siis editoi mitään
– nettisivuille, Instagramiin ja Facebookiin menevät mainokset lähetetään jpg-tiedostona ja/tai tekstisyötteenä ja Wilmaan menevät vain tekstisyötteenä eli pdf-tiedostot toimivat ainoastaan yhdysvanhempien kautta menevässä sähköpostiviestinnässä (kiinnitättehän huomiota liitteiden kokoon!)
Mikäli luokallanne on vanhempia, jotka erityisesti ilmoittavat toiveestaan olla vastaanottamatta matkaluokkien materiaaleja luokan sisäiseen käyttöön antamaansa sähköpostiosoitteeseen, on yhdysvanhemmilla mahdollisuus ylläpitää luokalle kahta erillistä postituslistaa.
Huomioittehan, että koulu pidättää kuitenkin itsellään oikeuden valita ne ilmoitukset, jotka wilmaan viedään ja jotka sinne sopivat; esimerkiksi mahdolliset viininmaistajaiset saattavat ymmärrettävistä syistä jäädä ilman näkyvyyttä wilman sivuilla. Ystävät taas toimivat mainonnan suhteen vain välikäsinä, eli yhdistys ei vastaa mainosten sisällöstä, eikä mainoksissa tai mahdollisissa linkeissä tarjottavien palveluiden sisällöstä, virheettömyydestä tai niitä koskevien tietojen oikeellisuudesta.
On myös tärkeää huomioida, että mainosten saajiksi tulee hyviä markkinointitapoja noudattaen osoittaa vain vanhempia- niitä ei ole sopivaa jakaa esim. tulostettuina lapsille reppupostiin. Tästä seuraava kuluttajaviraston linjaus: https://www.kkv.fi/ratkaisut-j
OHJEITA MATKA-AVUSTUKSEN TEKEMISEEN
Luokan matka-avustusta voi hakea ystävien hallitukselta ( hallitus@hrsk-ystavat.com ). Siitä tulee ilmetä:
- vaihtoon osallistuvien oppilaiden lukumäärä
- osallistuvat opettajat
- vaihdon kuluarvio
- ohjelma (ainakin) Suomessa
- luokan tilinumero, jolle avustus maksetaan.
Hakemukset tulee lähettää hallitukselle hyvissä ajoin ennen matkaa, viimeistään tammikuun loppuun mennessä. Matka-avustus tulee hakea ja se voidaan myöntää ainoastaan matkavuoden aikana.
Kannattaa myös tutustua alla oleviin linkkeihin koulun sivuille, joilta löytyy pääperiaatteet vaihtomatkojen toteutukseen:
Suomi
Français